給食委託会社の労務管理DX：複雑なシフト作成と勤怠管理をデジタル化する技術と事例
はじめに：多施設運営における労務管理の複雑性
給食委託会社様が複数の施設（学校、病院、高齢者施設など）を運営される上で、労務管理、特にシフト作成や勤怠管理は非常に複雑かつ煩雑な業務となりがちです。各施設の規模、稼働日、求められる人員体制、パート・アルバイトを含む多様な雇用形態、そして急な欠勤や応援要請への対応など、考慮すべき要素は多岐にわたります。こうした属人的・紙ベースの管理は、担当者の大きな負担となるだけでなく、誤入力や集計ミスによる人件費のロス、法令遵守リスク、そして従業員のエンゲージメント低下といった様々な課題を引き起こす可能性があります。
しかし、このような労務管理の課題も、デジタル変革（DX）によって大きく改善することが可能です。本稿では、給食委託会社様の労務管理DXに焦点を当て、具体的な解決策となる技術やシステム、導入事例、そして導入にあたっての留意点について詳しく解説いたします。
給食委託会社が労務管理で直面する具体的な課題
多施設を運営する給食委託会社様が、労務管理において一般的に直面する課題は以下の通りです。
- シフト作成の複雑性: 各施設の必要人員、従業員のスキルや資格、希望シフト、労働時間の上限、休憩時間ルールなどを考慮した上で、公平かつ効率的なシフトを作成することは、担当者の経験と時間を要します。特に、急な変更への対応は現場に混乱をもたらしがちです。
- 勤怠管理の非効率性: タイムカードや手書きの出勤簿といったアナログな方法では、集計に手間がかかるだけでなく、リアルタイムな状況把握が困難です。多施設の場合、拠点ごとに集計・報告プロセスが異なると、さらに非効率性が増します。
- 人件費の最適化の難しさ: 適切な人員配置ができていない場合、人件費が過剰になったり、逆に不足して現場の負担が増したりします。リアルタイムな勤怠データに基づいた人件費管理や予測が難しい状況です。
- コンプライアンスリスク: 労働基準法改正への対応（例：有給休暇取得義務化、時間外労働の上限規制など）や、各施設の契約に応じた細かな勤務ルールへの準拠が、アナログ管理では見落とされやすく、コンプライアンスリスクを高めます。
- 担当者の負担増と属人化: 特定の担当者にシフト作成や勤怠集計の負荷が集中し、その業務が属人化する傾向があります。担当者の不在時や異動時に業務が滞るリスクがあります。
- データ活用による課題発見・改善の困難性: 過去の勤務データやシフトデータを体系的に分析し、人員配置の最適化や特定の施設の課題を発見・改善に繋げることが難しい状況です。
労務管理DXがもたらす変革とメリット
これらの課題に対し、労務管理DXは以下のような具体的な変革とメリットをもたらします。
- シフト作成の効率化・最適化: 専門のシステムを活用することで、施設の稼働状況、必要人員、従業員の希望やスキル、労働時間規制などを自動で考慮したシフト案を短時間で作成できます。AIを活用したシステムであれば、より複雑な条件や過去のデータを基にした最適な人員配置を提案することも可能です。
- 勤怠管理のリアルタイム化・正確性向上: クラウド型勤怠管理システムを導入することで、従業員はスマートフォンやPC、ICカード、生体認証など多様な方法で打刻が可能になります。これにより、勤怠データがリアルタイムで自動集計され、集計ミスの削減、締め日作業の大幅な効率化を実現します。管理者は各施設のリアルタイムな勤務状況を本社からでも把握できます。
- 人件費管理の高度化: リアルタイムな勤怠データと時給・給与情報を紐づけることで、日次・週次での人件費概算把握が可能になります。過去データとの比較や、特定の期間・施設での分析を通じて、人件費の最適化に向けた示唆を得られます。
- コンプライアンス強化: 労働基準法などの法令や、会社の規定、施設の契約ルールなどをシステムに組み込むことで、ルール違反や過重労働の可能性を自動で検知し、アラートを発することが可能です。これにより、法令遵守を徹底し、コンプライアンスリスクを低減します。
- 担当者負担の軽減と標準化: 多くの手作業や集計作業が自動化・システム化されることで、担当者の負担が大幅に軽減されます。また、システムを通じて業務プロセスが標準化されるため、属人化リスクを低減し、誰でも一定の品質で労務管理業務を行えるようになります。
- 労務データ活用による経営判断: 蓄積された勤怠、シフト、人員配置などのデータを分析することで、特定の施設の課題（例：慢性的な残業が多い、特定の時間帯の人員が不足しているなど）を定量的に把握できます。これにより、データに基づいた人員配置の見直しや業務改善策の立案が可能となり、経営判断の質を高めます。
労務管理DXを支える主要な技術とソリューション
給食委託会社の労務管理DXを実現するために活用される主要な技術とソリューションには以下のようなものがあります。
- クラウド型勤怠管理システム:
- 特徴: インターネット経由で利用でき、専用サーバー構築が不要。多拠点での一元管理に適しており、初期投資を抑えやすい。常に最新の機能や法改正対応が提供される。
- 機能: 多様な打刻方法（PC、スマートフォン、ICカード、生体認証など）、リアルタイム集計、休暇・残業申請承認ワークフロー、自動アラート機能、多様な勤務形態への対応。
- メリット: 導入・運用コスト削減、どこからでもアクセス可能、リアルタイムな状況把握、法改正対応の迅速化。
- 自動シフト作成システム（AI含む）:
- 特徴: 事前に設定したルールや条件、従業員の希望、過去データなどを基に、最適なシフト案を自動生成する。
- 機能: ルールベースの自動作成、希望シフト考慮、スキル・資格考慮、人件費シミュレーション、AIによる最適化提案、シフト表の自動配信。
- メリット: シフト作成時間の劇的な短縮、公平性の向上、人員配置の最適化、人件費の適正化。
- 労務管理システム（人・給与連携）:
- 特徴: 勤怠管理機能に加え、従業員情報管理、給与計算、社会保険手続き、年末調整など、労務関連業務全体を統合的に管理するシステム。
- 機能: 勤怠データからの給与自動計算、Web明細発行、人事情報一元管理、法定帳票作成支援、電子申請対応。
- メリット: 労務業務全体の効率化、給与計算ミスの削減、コンプライアンス強化、ペーパーレス化。
- API連携によるシステム統合:
- 特徴: 異なるシステム（例：勤怠管理、自動シフト作成、給与計算、献立作成システム、現場管理システムなど）間でデータを自動的に連携させる仕組み。
- 活用例: 勤怠システムから労務管理システムへデータを連携して給与計算を自動化。献立作成システムで確定した業務量から自動シフト作成システムに必要な人員情報を連携。
- メリット: データ入力の二重手間排除、データの一貫性確保、業務プロセス全体の自動化・効率化。
- モバイルアプリケーション:
- 特徴: スマートフォンやタブレットから利用できるアプリケーション。
- 活用例: 従業員による打刻、シフト確認、休暇申請、残業申請、管理職による承認、現場での人員状況確認。
- メリット: 現場の利便性向上、リアルタイムな情報共有、ペーパーレス化推進。
導入事例（類型）
給食委託会社における労務管理DXの導入事例としては、以下のような類型が見られます。
- 事例類型1：全社的な勤怠管理の一元化
- 導入内容: 全国の契約施設にクラウド型勤怠管理システムを導入。スマートフォン打刻とICカードリーダー打刻を併用。
- 効果: 各施設の勤怠データが本社でリアルタイムに集計され、締め日作業にかかる時間が大幅に削減されました。打刻漏れや不正打刻も減少し、人件費集計の正確性が向上。管理職は遠隔からでも現場の勤務状況を把握できるようになりました。
- 事例類型2：複雑なシフト作成業務の効率化
- 導入内容: 自動シフト作成システムを導入し、各施設のシフト担当者が利用を開始。施設の特性に応じた詳細なルールを設定可能に。
- 効果: シフト作成にかかる時間が半減し、担当者の負担が軽減されました。従業員の希望や労働時間規制を自動で考慮できるため、コンプライアンス遵守が徹底され、公平なシフト作成により従業員満足度も向上しました。
- 事例類型3：労務関連業務全体の最適化
- 導入内容: クラウド型労務管理システム（勤怠・給与一体型）を導入し、既存のシステムとのAPI連携も実現。
- 効果: 勤怠データが給与計算システムに自動連携されることで、給与計算業務が効率化・正確化されました。Web明細導入によるペーパーレス化、入退社手続きのオンライン化なども進み、労務部門全体の生産性が向上しました。将来的に、労務データと献立データなどを連携させ、より高度な人員配置計画に活かすことも視野に入れています。
労務管理DX導入における留意点
労務管理DXを成功させるためには、いくつかの留意点があります。
- システム選定: 多施設運営に対応できるスケーラビリティ、必要な機能（打刻方法、シフト作成機能、連携機能など）の有無、既存システムとの連携可能性、導入・運用コスト、サポート体制などを総合的に評価し、自社のニーズに合ったシステムを選定することが重要です。トライアル期間の活用も有効です。
- 現場への丁寧な説明とトレーニング: 新しいシステムやツールは、実際に利用する現場の従業員やシフト担当者、施設管理者がスムーズに使えるようになることが鍵です。システムの利用方法、DX導入の目的やメリットについて、丁寧な説明会や操作トレーニングを実施し、質問しやすい環境を整える必要があります。
- データ連携と標準化: 複数のシステムを利用する場合、データ連携は必須です。各システム間で円滑にデータ交換ができるよう、API連携などの仕組みを構築・活用します。また、施設の数が多いほど、労務管理のルールや運用プロセスを可能な範囲で標準化することで、システムの効果を最大限に引き出せます。
- セキュリティ対策: 従業員の機密性の高い情報を取り扱うため、システムのセキュリティ対策は極めて重要です。クラウドサービスの選定にあたっては、セキュリティ認証や対策状況を十分に確認し、アクセス権限管理などを徹底する必要があります。
まとめ：労務管理DXで実現する給食委託会社の競争力強化
給食委託会社における労務管理DXは、単なる業務効率化にとどまらず、人件費の適正化、コンプライアンスリスクの低減、従業員満足度の向上、そしてデータに基づいた迅速な意思決定を可能にします。これにより、企業全体の生産性と競争力を強化することができます。
労務管理は給食委託会社様の経営の根幹を支える重要な要素であり、そのデジタル変革は喫緊の課題と言えるでしょう。本稿でご紹介した技術や事例が、貴社のDX推進の一助となれば幸いです。まずは、自社の労務管理における最も喫緊の課題を特定し、それを解決するための第一歩として、クラウド勤怠や自動シフト作成といったシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。